議事録をすこしレベルアップするためのポイント
2026年3月31日
お疲れ様です！
普段からミーティングなどで議事録を取る機会がたくさんあると思います。 そこで、議事録を取る際にどんなことを意識していますか？
「とりあえずタイピングが追いつくから、全員の発言を記録していれば良いか」 「毎回新しいGoogleドキュメントを作成して真っ白なテンプレートから作成して・・・」
みたいな取り方をしていませんか？
上記の例はまさに自分で、発言の要旨を問わずすべての発言をメモしていました。
もちろん、発言をそのまま残すことは、後のトラブルを防ぐ「フォレンジクス（証拠保全）」の観点では意味があるかもしれません。しかし、ビジネスにおける議事録の真の価値は、発言の網羅ではありません。
議事録の本質は「論旨をまとめ、次のアクションを確定させること」にあります。
優れた議事録は、参加者の迷いを消し、プロジェクトの停滞を防ぐ強力な武器となります。事務作業としての「メモ書き」を、戦略的な「知的生産活動」へと昇華させるための3つのステップを、具体的かつ実践的なTIPSとともに解説します！
※今回は、AIツールを使用しない形での議事録の取り方を紹介します。
1. 事前準備：情報の解像度を高める設計
「ミーティングがあと5分で始まる。マイドライブにGoogleドキュメントを空白で作成して・・・。」 これは最悪に近いです。小規模なMTGだと、たまに私もやってしまうのですが・・^_^;
極論を言えば、議事録のクオリティは「始まる前の準備」でほぼ決まります。 余裕をもって議事録をとるために、ちょっとした仕込みをしておきましょう。
「この会議、結局ゴールは何？」を自分なりに整理する
「とりあえず出席」だと、何が重要で、何が世間話なのかの判断がつきません。 そこで、5W2H（だれが・何を・なぜ・いくらで…など）の視点で「今日の着地点はどこか？」を自分なりにイメージしておきます。この「自分なりのフィルター」があるだけで、メモすべき情報の取捨選択が驚くほど楽になります！
MTGによってはまったく状況が掴めないまま議事録を取ることもあると思います。そういった場合は、上長にあらかじめMTGの論点をあらかじめ聞いておくのも手でしょう。
先にテンプレートを埋めておく
会議中に「えーっと、出席者は誰だっけ…」と打ち込んでいる時間はもったいないです。 会議名、日時、場所、アジェンダなどは、始まる前に全部入力してテンプレートを作っておきましょう。
- ▸基本項目： 会議名、日時、出席者など
- ▸中身の項目： 現状の課題、決定事項、TODO（誰がいつまでにやるか）
当日は、この空いた穴を埋めていく形で進めていくのが理想です。
「これまでのあらすじ」を予習しておく
連続ドラマの最新話だけ見ても、コンテキストがわからず混乱しますよね。会議も同じなのです。 前回の議事録や関連資料にサッと目を通し、「これまでの流れ」や「頻出の専門用語」を頭に入れておきましょう。文脈がわかっているだけで、要約のスピードと正確性は格段に上がります。
2. 会議中：事実の抽出と論理的構造化
会議が始まったら、一番の敵は「全員の発言を網羅しようとすること」です。 記録係ではなく、あくまで「議論の整理」をしているつもりで、話の骨組みだけを抜き出していきましょう。
書くときの「自分ルール」を決めておく
スピードを落とさず、かつ後で見やすいメモを書くためのちょっとしたテクニックです。
- ▸語尾はバッサリ切る： 「～だ・である」に統一。丁寧な敬語は後で直せばいいので、まずは最短距離で書きます。敬称の略もこちらに該当しますね。
- ▸「あれ・これ」を禁止する： 「その件は検討します」ではなく「A商品の価格改定は検討します」と書く。後で見返したときに、自分でも「あれって何だっけ？」となるのを防げます。相対的な記述はその場ルールになってしまうので、できる限り避けましょう。
- ▸数字を逃さない： 「かなり売れた」ではなく「前月比120%」。数字こそが、あとで揉めないための証拠になります。
- ▸「誰が」をハッキリさせる： 主語を抜かさないこと。誰の意見で、誰が合意したのか。ここを曖昧にすると議事録の価値はゼロになってしまいます。下記に具体的なテクニックを記載します。
※「誰が」を記号で使い分けるテクニック
会議中は一字一句打つ時間がないので、名前の前に【役割】を添える「自分ルール」を作ってみてください。
- ▸意見・発言：
[名前]- ▸
[佐藤] 新機能は来月リリースすべき。
- ▸
- ▸決定・合意：
【決】[名前]- ▸
【決】[部長] リリース日は10/15に確定。
- ▸
- ▸宿題・担当：
[名前] 〆[日付]- ▸
[多田] プレスリリースの下書き作成 〆10/5
- ▸
Before（何となくのメモ）
「佐藤さんが来月出したいと言って、部長が10月15日ならいいよと許可。多田さんがプレスリリースを書くことになった。」
After（プロの書き方）
- ▸[佐藤]： 新機能の来月リリースを提案。
- ▸【決】[部長]： 10/15リリースで承認。
- ▸【TODO】[多田]： プレスリリースの作成（〆10/5）
「結局、どうなった？」を常に自分に問いかける
ダラダラと続く議論も、分解すればシンプルなことが多いです。
- ▸「捨てる」勇気を持つ： 結論に至るまでの「迷走した会話」や「ただの世間話」は、思い切って削ぎ落とします。取り消し線を活用するのも良いと思います。
- ▸結論から書く（PREP法）： 「結論はこう。理由はこれ。具体的には……」という順番で整理するクセをつけると、読む側も一瞬で理解できます。
- ▸「決まったこと」と「やること」をあぶり出す： 会議のゴールは、「何が決まって（決定事項）」「次に誰がいつまでに何をするか（TODO）」を明確にすること。議論がふわっとしているときは、あえて「今の決まりました？」と確認するくらいのスタンスが理想です。
3. 会議後：情報の精錬と迅速な共有
議事録の価値は、情報の鮮度も重要になってきます。 会議が終わった瞬間に記憶の風化は始まっています。「あとで綺麗にまとめよう」と後回しにするのが、一番のクオリティ低下を招く原因です。
余計な部分をそぎ落とす
会議中に録ったメモは、まだ原石の状態です。 そのまま出すのではなく、「結局、何が決まったのか？」が一瞬でわかるように磨き上げましょう。
- ▸「えーっと」「あー」などの不要な言葉を消す。
- ▸論理のねじれ（言っていることが矛盾していないか）を直す。
- ▸結論を一番上に持ってくる。
迷わず「当日中」にリリースする
理想は、会議が終わってから1時間以内、遅くとも当日中の共有です。 関係者が会議の内容を鮮明に覚えているうちに共有することで、決定事項への納得感が高まり、TODOへの着手も早まります。
さいごに
良い議事録は、チーム全員の足並みを揃え、プロジェクトをグイグイ前に進める「武器」になります。今回紹介したコツを少しずつ習慣にするだけで、ただの事務作業だった時間が、チームの意思決定を支えるクリエイティブな仕事に変わっていくはずです！